No meio do empreendedorismo, há muitos momentos em que o profissional acaba tendo que enfrentar as dificuldades de frente. Por exemplo, você sabe como realizar uma reunião de sucesso? Parece tarefa fácil, mas isso pode gerar o famoso “branco”.
Sendo assim, para não ficar sem saber o que fazer ou falar, uma boa dica é ler essa matéria. Aqui, nós temos algumas ótimas dicas para você se organizar melhor. Logo, esse planejamento vai fazer com que você se sinta mais confiante e que tudo aconteça positivamente.
Até mesmo porque, se a gente se colocar do lado do outro, de quem está participando da reunião, mas não é o anfitrião, então, a gente tem vários relatos de reuniões que se parecem mais com sessões de tortura. O que soa bem negativo, né.
Por isso mesmo, a nossa ideia com esse conteúdo é que você entenda, de modo simples, a diferença entre uma reunião que mais parece uma enrolação para uma reunião que, de fato, seja produtiva para os participantes.
A reunião de sucesso
Antes de qualquer dica, a gente precisa dizer que também não é raro ouvirmos que “as reuniões não me deixam mais trabalhar”. Ué, mas como assim? A reunião tem o intuito, ou deveria ter, de tornar o trabalho melhor, mais produtivo e não o inverso, concorda?
Porém, com o excesso de reuniões, que na maioria das vezes acontecem sem qualidade, os funcionários e colaboradores acabam tendo a impressão de que “só perderam tempo”. Portanto, vamos mudar esse cenário agora mesmo.
Sendo assim, aqui temos as 7 melhores dicas para você aprender como realizar uma reunião de sucesso da próxima vez que for o responsável por esse evento.
1 – Administre com firmeza
A primeira coisa importante é você ter consciência de que é papel do responsável pela reunião o sucesso ou o fracasso desse evento profissional. Por isso, se você está a frente da reunião, então, assuma a responsabilidade.
Isso tem tudo a ver com ter uma boa administração da reunião. Ou seja, saiba direcionar a palavra para quem quer perguntar, para quem está palestrando, para slides, etc. A ideia é que você, de forma diplomática, consiga manter tudo sobe controle.
2 – Tenha um propósito
O 2º ponto importante é sobre saber que toda reunião precisa de um motivo bastante importante para acontecer. De modo geral, fazer uma reunião só para saber como estão os funcionários e colaboradores não é legal. Isso já soa cansativo desde o começo.
Além do mais, o propósito acaba servindo como foco, também. Ou seja, isso evita que quando os participantes têm a palavra, eles evitem falar de temas que não devem ser abordados ali. Logo, você sempre deve estar atento para conduzir as questões pautadas naquela reunião.
3 – Garanta as regras
Se existisse um livro citando todas as regras de como realizar uma reunião de sucesso, com certeza, uma delas seria para falar que em toda reunião, ou quase toda, vai haver momentos de nervosismo ou de equívocos ou de falta de respeito.
Logo, você como responsável deve saber interromper o momento para garantir que as regras sejam respeitadas. E elas podem ser várias, desde uma interrupção, um comentário maldoso ou qualquer coisa do tipo. Inclusive, as conversas paralelas são bem comuns de acontecerem.
4 - Prepare-se antes
Agora vem uma verdadeira dica de ouro, que vale para quase tudo nessa vida, né. O preparo, o planejamento, o estudo. Assim, para qualquer reunião de negócios, da empresa, da família, da escola você tem que ter estudado antes de apresenta-la ou comandá-la.
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Isso é o que mais vai permitir a você falar com foco e objetividade sobre o que for necessário para aquele evento que vai acontecer. A confiança que você mostrar durante as suas palavras podem dizer muito sobre o fracasso ou sucesso da reunião.
5 – Saiba ouvir os comentários
Aqui vamos trazer uma situação que é bem chata, mas acontece. Geralmente, quando um gestor é novo na empresa e fica responsável pela reunião, ele acaba sofrendo demais com os comentários ou interrupções de outros trabalhadores mais antigos.
A dica aqui é uma só: saiba ouvir os comentários de outras pessoas. E se você tiver certeza da resposta, fique à vontade para contra argumentar. Porém, se não tiver essa certeza, apena ouça e anote o comentário para uma futura explicação.
6 – Aceite as opiniões contrárias
Para complementar o que falamos antes, saiba que também faz parte saber aceitar as opiniões distintas que forem acrescentadas à reunião. O importante é que você consiga organizar tudo isso de forma diplomática.
7 – Conduza com educação
A última dica para quem está buscando como realizar uma reunião de sucesso é sobre a condução da reunião, que vai passar por vários momentos, do começo ao fim.
A educação prevalecerá sempre, ok? Além disso, você vai conseguir conduzir melhor esse evento se for pontual, organizado, respeitoso e se conseguir administrar com firmeza a reunião, que é o nosso tópico 1. Assim, teremos um ciclo completo.
E ainda há algumas regrinhas de etiqueta profissional que devem ser consideradas, como se apresentar antes de tudo, ouvir com atenção, olhar para as pessoas e não para o além, apresentar as ideias de forma simples, não dar ordens e sim fazer pedidos, etc.
As dicas também são para outros eventos
Inclusive, leve em conta que as dicas aqui citadas valem para reuniões, convenções e até mesmo assembleias, está bem? Ao passo que todas possuem as mesmas características: informar, conversas, refletir e respeitar a opinião dos participantes.
